仕事のコツ(解説付き)

●問題解決のノウハウを知る


●問題解決の2つのタイプ

第1のものは、従来の解釈に近く、困ったこと、まずいこと、トラブル、失敗、損失などのたぐい。

このままではいけない、なんとかしなければ、手を打たなければ、といったマイナス状況です。

このマイナス状況をゼロ状態(正常状態)へ戻す(改善する)ことが、問題解決の目的になります。

これと違って第2のものの意味は、こうしたい、こうなればいい、今までにないものを生み出したい、理想の状態を実現したいといったような、より積極的・建設的な性格を持っています。

つまり、ここでは、ゼロ状態をプラス状態へ引き上げる(改善する)ことが、問題解決の目的になるのです。


●手掛かりを作れば、どんな問題も解決できる

手掛かりは、我々の思考と行動を現実に開始させるきっかけになるものです。

手掛かりには、(1)思考の手掛かり (2)情報の手掛かり (3)コミュニケーションの手掛かりの3つがあります。

問題解決においては、たえず手掛かりを探すことに努めましょう。


●判断・決定のノウハウを身につける

手掛かりと並び、別の意味で、それに劣らず重要なのが、「判断・決定」。

具体的には、「取捨選択しよう」「肝心なのはこれとこれだ」のように判定、結論を出し、ケリをつけていくことです。

一般に問題解決力の乏しい人の場合、手掛かりノウハウ、判断・決定ノウハウのいずれか、あるいは両方を欠いていることが多いものです。

だから、どこから始めたらいいかがわからないし、始めたら始めたで、いつまでも1か所にグズグズと止まっていたり、ケリをつけられなかったりします。

逆に言えば、「手掛かり」と「判断・決定」のノウハウを実行するだけで、問題解決力は格段に向上します。


●思考の手掛かりの例

観察する、定義する、想像する、連想する、記憶する、体験する、推理する、等など。

●情報の手掛かりの例

話題、具体例、エピソード、新聞、ネット、書籍、テレビ、ラジオ、映画、音楽、等など。

●コミュニケーションの手掛かりの例

雑談、商談、意見、情報、会議、相談、研修、パーティ、勉強会、家庭コミュニケーション、等など。


一流の仕事術・仕事のコツ●仕事の三種の神器を使いこなす


俗に「仕事のプロ」と呼ばれる人は、例外なしに仕事に関する「三種の神器」を持っていて、それらを上手に使いこなしています。

「三種の神器」とは・・・・

(1)ほう・れん・そう

(2)じゅん・だん・がく

(3)P・D・S

・・・です。


(1)ほう・れん・そう

これは報告・連絡・相談のことです。

この中で特に大切なのは、「報告」。

報告は命令・指示と表裏一体の関係にあり、組織を支える最重要の制度化されたルール、公式的なコミュニケーション活動と言えます。

報告のプロになるためには「報告の5原則」を実践するのが必要です。

●報告の5原則

(1)仕事は上司からの指示に始まり、報告に終わる

(2)指示・報告一元化の厳守

(3)報告は早めに行う

(4)報告の最適なタイミングをはかる

(5)報告の内容は80点主義


●誰でもできる目標を達成するコツ


目標の水準を3段がまえで設定しましょう。

組織における仕事は目標によって規定され、始められ、たえず目標と密接に絡み合いながら進められます。

その意味では仕事というものを、大きな意味で目標のマネジメント、つまり目標管理と考えても間違いではありません。


【目標管理規定・第1ステップ】

第1のステップは、「目標設定」ないし「目標形成」。

組織の目的を踏まえ、ビジョンや構想を描きながら、現実の環境条件を把握し、織り込みながら具体的な目標を設定し、形成する段階です。

この場合、将来に大きな事を描きながら、一方でこれまでの仕事の推移、実績、レベルを率直に評価し、両者のバランスをとって目標を設定、形成する必要があります。


【目標設定のコツ】

すぐれた目標を上手に設定、形成するコツは以下のとおり。

(1)仕事を取り巻く環境、仕事の内容、実績、自分の能力、そのほかの現実条件を見極める。

(2)目標テーマについては、考え方や論理をしっかり組み立てると同時に、できる限りイメージをはっきりさせる。

(3)数字、数量で目標値を明示する。

(4)目標の達成期限をいつまでというふうに、やはり具体的に定める。

(5)目標の水準を、(a)理想目標、(b)努力目標、(c)必達目標の3段がまえで設定する。

こうすると、状況の変化にフレキシブルに対応しやすくなります。


【目標管理過程・第2ステップ】

次は「目標認識」および「目標の動機づけ」。

目標のもつ意味を表面的に理解するだけではなく、必要な分析を加え、深く認識することです。

一方で、理解⇒納得⇒自覚⇒決意⇒覚悟のサイクルを回して、目標達成行動に強くスムーズにジョイントできるところまで動機づけをはかるようにします。


【目標管理過程・第3ステップ】

第3のステップは、「目標達成」です。

この段階では、目標達成を可能にし、容易にし、具体的な成果をもたらすようなあらゆる方法、発想、アイデアを考えだし、実行することにウエートが移ります。


このように「仕事のプロ」は、第1から第3までのステップをきちんと踏まえて、目標を確実に達成していくのです。



仕事のコツ●仕事のヤマを読む


仕事には「見かけのヤマ」と「真のヤマ」がある。

(1)仕事のヤマを読み切る方法

どんな仕事にも「ヤマ」があります。

仕事をしていて「うん、ヤマは越えた」と感じることがあります。

また、「ここまでやっておけばもう大丈夫だ」」とか「今日はこのへんでやめておこう」と考えます。

これが仕事のヤマを読むということです。

ヤマは長さや厚さ、密度を持った時間的概念(ファクター)で、それを読むにはある程度以上の経験と、それ以上に、鋭い時間的センスが必要になります。

この意味の時間センスを「フィードフォワード」と呼びます。

フィードフォワードは、判断力、直観力に先見性の混じったものです。

これは誰にでももともとある程度は備わっているはずなのですが、現実には、その能力を眠らせてしまっている人が多いのです。



(2)フィードフォワード活性化方法

仕事の「見かけのヤマ」と「真のヤマ」を見分けることが大事。

たとえば、新製品発表会のような大イベントの場合、表面的には当日のセレモニーがヤマのように見えるものです。

しかし、それは見かけのヤマにすぎません。

実は、それらの仕事の真のヤマは、当日の半月前とか1カ月前にあって、勝負はそのとき、すでについているのです。

真のヤマは、必ず見かけのヤマより前にくるのです。


多くの仕事は、たとえて言えば山のような形をしていて、中間点にピーク(頂上、ヤマ)がきます。

しかし、これもやはり見かけのヤマで、真のヤマはその手前にあるのです。

このことを知っておくと大変、得をします。

仕事を進める際、中間あたりを見かけのヤマと考え、そのちょっと前のところに全力を投入する作戦でやるとうまくいきます。



以上、2つの要領をのみ込むと、計画の初期の段階で、仕事のヤマを読めるようになります。

すると余裕を持って、仕事をコントロールしていくことができます。


まず真のヤマを推定して、そこに最大の時間をあてるように予定を組み、並行業務は、その時期を避けて前後に振り分けるのです。

なお、仕事の過程で、苦しくて苦しくて、もう投げ出したいと考える時があります。

しかし、それこそがまさに、ヤマにさしかかった状態なのです。

だから、そこで投げ出してはあまりにもったいない。

あと一歩頑張れば、ヤマは乗り越えられ、一気にゴールまで見晴らせるようになります。

このことも知っておきましょう。


仕事のコツ●状況判断にすぐれる


いわゆる「仕事のプロ」と呼ばれる人には、状況を鋭く的確に読むセンスがあります。

状況把握が的確であれば、自分は今、この状況でどう考え、どう行動するのがベストかという状況判断も正しく自信をもって行えます。

さらに、状況の変化にも柔軟に対応できます。


(1)状況を把握する5つのファクター

おおまかに言えば、状況とは次のことだ。

(A)空間

(B)時間

(C)もの

(D)ことがら・出来事

(E)人間

この程度の説明でも状況の意味、イメージがずっとつかみやすくなりますが、次のもっとはるかに具体的で誰にでもピンとくる説明をします。

つまり状況というのはつかみどころのないものを「7W2H1D」である、というふうにあっさり理解してしまうのです。

1)WHO(誰が)

2)WHOM(誰に、誰を、誰と)

3)WHEN(いつ)

4)WHERE(どこで)

5)WHAT(何が、何を)

6)WHY(なぜ)

7)WHICH(どちら、比較)

8)HOW(どのように)

9)HOW MUCH(いくら)

10)DO(どうする、行為)



(2)今、求められているものを知る「状況発想術」

メタ判断力仮説というものがあります。

これは「思考の最深部にメタ判断力があって、それが思考だけでなく、行動をも支配している」という仮説です。

メタ判断力、つまり、ここは考えるところか、行動するところか。

分析するかおおざっぱにいくか。

論理的にいくか感覚的にいくか。

自分の中にあるはずのこうしたメタ判断力を働かせれば、常に考えるだけ、分析するだけ、情念的に反応するだけといった画一的な態度はうまれないはずです。

そしてメタ判断(どんな判断を行うか=判断の判断)⇒状況の研究(どんな状況がありうるか)⇒状況の認識(この状況に当てはまる)⇒状況判断(こうしよう)という思考セオリーさえきちんとたどれば、あとは自然、その延長線上にすぐれた状況発想が生産されてくるのです。












  • 最終更新:2011-12-11 09:33:37

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