一流の仕事術:時間の有効利用(2)

一流の仕事のコツ●約束の時間には「待たされる」用意をしておく


約束した時間に相手が来ないとイライラするものですが、イライラしてもしょうがありません。

こういう時のためにカバンには、常に書類や雑誌などを入れて歩きましょう。

3~5分でも、集中すれば、かなりのページ数を読めるものです。

スマホでニュースをチェックするにもよいでしょう。




一流の仕事のコツ●電話をかけるときにも同時並行処理で


電話をかけても相手がなかなか出ないとき、不在で折り返しの電話を待っているときなど、結構、イライラするものです。

しかも時間的なロスは測り知れません。

こんなときに役立つのが、複雑な作業と単純作業を組み合わせて同時並行で処理するテクニックです。

電話をかけるときは、パソコンの必要ファイルを開いたり、資料やスケジュール表をおいておき、相手が電話に出るまでの時間や待ち時間に目を通せば、ちょっとした仕事が片付くのでイライラすることもなくなります。




一流の仕事のコツ●常にやるべきことをリストアップしておく


電車やバスを待っているとき、銀行でATMの前に並んでいるとき、病院で診察を待っているときなど、5分程度から1時間くらいの待ち時間まで様々です。

この待ち時間を無駄に過ごしていると、1日のロスタイムは大変なものになります。

そこで、こうした待ち時間ができたときのために、あらかじめ、やるべきことをリストアップしておくといいでしょう。

電話をかける、手紙を書く、Eメールを出す、資料を探す、企画を考えるなど、どのくらい時間が空きそうかでやることを選べばいいのです。




一流の仕事のコツ●取引先で待たされたら、すかさず情報収集せよ


約束の時間の5分前に取引先を訪ねたものの、先客との打ち合わせが長引いて待たされることがよくあります。

こんなとき、じっと座って待っているのではなく、相手の会社を観察してみましょう。

本棚の中にある書籍や資料、テーブルの上に置かれている小冊子、壁にかかっている写真など、その会社に関係のありそうなものについて情報を収集します。

担当者が現れたら、「あの写真はいつ頃のものですか」「こんな小冊子を出しておられるんですか」とたずねれば、相手は熱心に説明してくれ、場の雰囲気が一気に和やかになるはずです。




●1日の時間活用ノートを作ってみる


「時間がなくて」を口癖にしている人がいますが、そういう人は自分のスケジュールを見直す必要があります。

「10時 会議」「13時 来客」と、時間と用件だけを手帳に書いていませんか?

これでは1日の空白時間やムダ時間をつかむことができません。

A5版かB5版のノートを用意し、タテは起床から就寝まで1時間単位に区切り、ヨコは見開きに月曜日から日曜まで区切ります。

こうして用件を書きこむと、空き時間がいかに多いかが一目瞭然です。

そこに「来客」「ミーティング」と細かく埋めていけば、時間はいくらでも増やすことができます。


●朝1時間の早起きで1日の充実度がアップ


自分の時間を作る手っとり早い方法は、朝、1時間早く起きることです。

朝からあたふたしてしまうと、その日1日、暗い気分を引きずってしまいます。

1時間早く起きることで、出勤まで勉強するなり、英会話のCDを聴くなり、あるいはインターネットで海外マーケット情報を調べるなり、いろいろなことが可能です。

1時間早く起きたのですから、ゆっくりコーヒーでも飲みながら本を読めば、実にゆったりした気分に満たされ、仕事に対する意欲が湧いてきます。

こうして1日をフル活動すれば、夜には自然に眠くなり、朝までぐっすり眠れます。


●ほかの人の力を借りて上手に時間をつくる


取引先訪問で外出したり、会議に出るときは、自分の留守中に資料を探してもらったり、データ入力をしてもらうなど、戻ってきたときにすぐに次の仕事にかかれるように、部下や後輩に仕事をふっておきましょう。

戻ってすぐに仕事にとりかかれるのと、残業覚悟でそれらの作業を自分でやるのとでは、効率が違うだけではなく、自分の時間の量も大きく異なることになります。


●ストレスをためないランチタイムの使い方


ビジネスパーソンのお昼休みというと、正午から午後1時までという会社が多いようです。

そのため、お昼時間になるとランチを出すお店や弁当屋に行列ができます。

みんながいっせいに殺到するので仕方がないとも言えますが、これは完全なロスタイムです。

たとえば30分早く会社を出れば、すいた店内でゆっくりランチをとることができます。

同じ時間に同じ行動をするのはあまりにもムダの多いことですから、時間をずらして交代でランチに出るなどの工夫をするといいでしょう。l


●「企画書」を作れば休日を有効活用できる


誰もが「土曜にはあれをした」「日曜にはこれをしたい」と思うものです。

しかし、いざ休みになると、急な用事が入ったり、家族サービスに振り回されたりします。

結局、何もしないうちに休日が終わってしまうことが多いのではないでしょうか。

仕事では厳密なスケジュールを立て、進行管理に厳しい人が、こと自分の時間になるとルーズになることが多いようです。

ここは1つ、「休日の企画書」を作って、休日にやっておきたいことの予定を立てて、実行されたらどうでしょうか?


●時間を生み出すための8カ条


(1)仕事をするときは段取りから考える

(2)「ながら」仕事をいやがらない

(3)やる気が起こるまで待たない

(4)仕事に優先順位をつける

(5)2割の重要な仕事を先にこなす

(6)人に任せて自分はチェックする

(7)とりかかったら集中して一気に片付ける

(8)常に仕事の先回りをする





  • 最終更新:2011-11-23 04:30:54

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